Microsoft Excel er en av de eldste og mest brukte regnearkprogramvarene. Programvaren har fått mange oppgraderinger over tid, inkludert støtte for nye utvidelser eller filtyper som har kommet opp over tid. Hver ny utvidelse har helt forskjellig funksjonalitet og bruk. Derfor bør vi kjenne til de ulike utvidelsene som oftest brukes i Excel.
I denne artikkelen diskuterer vi vanlige filutvidelser som brukes i Excel. Før vi diskuterer Excel-filutvidelser, la oss først forstå definisjonen av en filtype.
Hva er en filutvidelse?
En filtype refererer først og fremst til et suffiks lagt til på slutten av datafilen (et objekt som inneholder informasjonen, dataene eller kommandoen) for å definere filtypen. Vanligvis inneholder en filtype to til fire tegn. Dessuten er utvidelsen skilt fra filnavnet ved hjelp av et punkt (.)-tegn.
For eksempel har en fil med navnet 'Example.docx' filtypen '.docx', som indikerer en Word-dokumentfil.
Hvorfor er Excel-filutvidelser viktig?
Det finnes et bredt spekter av filutvidelser. Hver utvidelse gir nødvendig informasjon om filtypen. Hver utvidelse har en spesifikk rolle, og vi må kjenne utvidelsen for å åpne en fil med riktig type programvare. Ikke alle filutvidelser støttes med hver programvare. På den måten kan Excel-filutvidelser hjelpe oss å vite mer om filtypen og hvilken type data den inneholder, dvs.:
- Enten det inkluderer VBA (Visual Basic for Applications) eller makroer,
- Om filen er en mal,
- Om filen er lagret for en eldre versjon av Excel,
- Hvorvidt filen er lagret med den generelle eldre versjonen,
- Om filformatet er binært eller et XML-dokument osv.
Alle disse detaljene kan fås ved filtype. Hver utvidelse har et beskrivende navn, som hjelper oss med å identifisere formålet eller teknikken som den tilsvarende utvidelsen brukes til. Vi kan også ordne/organisere forskjellige typer filer i forskjellige kataloger etter å ha kjent filtypene deres.
Excel filutvidelser
Selv om Excel har en rekke støttede filutvidelser, diskuterer vi noen av de viktige utvidelsene nedenfor:
tkinter-knappen
XLSX-utvidelse i Excel
XLSX-utvidelsen er standardutvidelsen til Excel når det ikke er bruk av makroer i den. Denne utvidelsen er basert på XML og brukes primært for Excel 2007 og Excel 2010. Før Excel 2007 var standard filtype for Excel XLS. Etter å ha introdusert XLSX-utvidelsen, ble filstørrelsen drastisk redusert sammenlignet med XLS. På grunn av dette ble nedlasting og deling av filene mye enklere enn før.
Bortsett fra dette er XLSX en utvidelse fri for ondsinnet kode. Dette er fordi XLSX-utvidelsen ikke kan lagre VBA-makrokoden. Den kan imidlertid bruke og lagre alle funksjoner som brukes i Excel. I tillegg støttes denne utvidelsen av annen lignende programvare, noe som gjør filer med denne utvidelsen tilgjengelige i andre applikasjoner. Den største ulempen med å bruke XLSX-utvidelsen er at hvis vi ønsker å kjøre filen i en versjon før Excel 2007, kan vi ikke lagre Excel-filen med denne utvidelsen.
XLS-utvidelse i Excel
Som vi sa tidligere, var Excel XLS-utvidelsen den mest populære typen utvidelse før Excel 2007. Senere ble den erstattet av XLSX. Dermed er XLS-utvidelsen nå nesten utdatert, og vi bruker eller ser ikke denne utvidelsen lenger. Utvidelsen er imidlertid fortsatt i bruk, og mange programvarer og verktøy har fortsatt muligheten til å eksportere dataene som XLS-filer. Den eneste grunnen til at XLS-utvidelsen fortsatt eksisterer i mange programvarer, er at noen mennesker kan trenge å åpne en fil i Excel-versjoner før 2007 (dvs. Excel 2003).
Siden Excel kan lese denne utvidelsen, kan vi bruke hvilken som helst gammel fil med denne utvidelsen i den nye Excel-versjonen og fortsette å jobbe med den. XLS-utvidelsen er standard filtype fra Excel versjon 2.0 til Excel versjon 2003. Det er noen ulemper ved å bruke denne utvidelsen i dag. Den krever mer diskplass, kan inneholde skadelig VBA-kode og består av et relativt lite antall rader og kolonner enn de siste utvidelsene.
XLSM-utvidelse i Excel
Når vi inkluderer VBA makroer i vår eksisterende Excel-fil og prøver å lagre den, ser vi et varsel om at for å beholde VBA-makroer, må vi lagre en fil i XLSM-utvidelsen. XLSM-utvidelsen er standardutvidelsen når det er makroer inne i en Excel-fil. Denne utvidelsen ligner XLSX-utvidelsen, men med ekstra støtte for makroer.
Denne XML-baserte og makroaktiverte filtypen fungerer bare i Excel 2007 og nyere. Dette betyr at vi ikke kan bruke denne utvidelsen i Excel før Excel 2007. XLSM-utvidelsen ble introdusert først og fremst for å øke sikkerheten til Excel-filer og beskytte dem mot ondsinnede makroer og virus. Dessuten kan denne utvidelsen også lagre alle andre funksjoner som brukes i Excel. Ulempen med å bruke XLSM-utvidelser er at det krever mer diskplass enn andre filformater (som XLSB).
XLSB-utvidelse i Excel
XLSB-utvidelsen er et valgfritt alternativ til XLSX- og XLSM-utvidelsene for å lagre Excel-filer. Denne spesielle filtypen er imidlertid mye raskere enn XLSX og XLSM når det gjelder å åpne og lagre Excel-filer. Det er grunnen til at XLSB-utvidelsen hovedsakelig brukes til store filer (mer enn 10 MB). I motsetning til XLSX- og XLSB-utvidelsene, bruker ikke XLSB-utvidelsen XML-formatet til å lagre informasjon. I stedet bruker den det binære formatet.
Bortsett fra dette bruker XLSB-utvidelsen relativt mindre diskplass fordi dataene er lagret i en binær struktur. Denne utvidelsen kan også lagre VBA-makroer, og derfor bør vi ikke starte disse filene hvis de er lastet ned eller hentet fra ikke-klarerte kilder. Siden XLSB-utvidelsen ble introdusert med Excel 2007, kan vi ikke åpne XLSB-filer i Excel 2003 og tidligere. I tillegg brukes ikke XLSB-utvidelsen i de fleste tredjepartsprogramvare (dvs. OpenOffice, Capital IQ, Bloomberg, etc.), så vi kan kanskje ikke åpne/eksportere våre eksisterende filer.
XLTX-utvidelse i Excel
XLTX-utvidelsen brukes først og fremst for Excel-maler. Excel-maler er vanligvis definert som formaterte filer med forskjellige stiler, funksjoner og funksjoner. På denne måten blir maler laget og klassifisert i separate seksjoner og lastet ned fra Excel. I tillegg kan vi lage våre egendefinerte maler og lagre dem ved hjelp av XLTX-utvidelsen.
Denne spesielle utvidelsen er gunstig når vi ofte begynner å jobbe fra et bestemt punkt for forskjellige filer. Så hvis vi lagrer det bestemte punktet som en mal, kan vi bruke denne malen som et utgangspunkt for andre Excel-arbeidsbøker hver gang. I tillegg kan vi bruke 'Lagre som'-kommandoen til å lagre arbeidet vårt i en ny Excel-fil, og la den opprinnelige filen eller en mal være intakt fra endringene.
XLTM-utvidelse i Excel
XLTM er en annen utvidelse som brukes for Excel-maler. Denne utvidelsen er imidlertid makroaktivert, som lar oss bruke VBA-makroer med maler. Mer spesifikt kan vi bruke XLTM-utvidelsen til å lagre våre egendefinerte Excel-maler med ekstra makrostøtte.
På den annen side kan vi bruke disse filene (Excel-mal med makro) som utgangspunkt for andre Excel-arbeidsbøker som inneholder makroer når vi trenger dem.
XLAM-utvidelse i Excel
XLAM-utvidelsen brukes først og fremst til å lagre tilleggsdata. Denne utvidelsen brukes ikke ofte til generell bruk. De fungerer som tillegg, og når vi starter disse filene, kan de fungere effektivt i Excel. Det er viktig å merke seg at XLAM-filer gir noen tilleggsfunksjoner og funksjoner som kan brukes i Excel. Spesielt hjelper disse filene oss med å legge til/utvide funksjonene i Excel. De kan også inkludere VBA-makroer, bilder, bånd og regneark med skjemaer.
Filer med XLAM kan enkelt lanseres som vanlige Excel-filer. Siden disse filene brukes til tillegg, må vi kanskje aktivere tilleggsalternativet fra excel-innstillingene (Fil> Alternativer> Tillegg) hvis det er slått av. Neste gang vi åpner Excel, vil vi derfor se flere funksjoner i det aktuelle tillegget.
CSV-utvidelse i Excel
CSV-utvidelsen (kommaseparert verdi) lagrer vanligvis en arbeidsbok i ren tekst. Dette betyr at den ikke lagrer noen formler eller formatering i filer. Denne utvidelsen kan imidlertid inneholde tabulatortegn, linjeskift og andre tegn som skal tolkes riktig på andre Windows-systemer. I tillegg lagrer CSV-utvidelsen bare det aktive arket.
Excel lar oss importere eller åpne CSV-filer direkte fra Excel. Hovedapplikasjonen for CSV-filer innebærer bruk av data for import og eksport eksplisitt. Derfor støtter de fleste databaseprogramvare denne utvidelsen slik at vi kan importere/eksportere data. Siden denne utvidelsen ikke inkluderer formler og formatering, er filstørrelsen vanligvis liten. Dette gjør oss i stand til å bruke en enorm mengde data. Vi kan også bruke ubegrensede rader og kolonner. Excel-filer som er lagret ved hjelp av CSV-utvidelsen fungerer mye raskere under åpnings- og lukkingsprosessen.
ODS-utvidelse i Excel
ODS (Open Document Spreadsheet) er en utvidelse designet for å fungere med Excel og annen programvare som OpenOffice, LibreOffice osv. Når det kommer til Excel, støtter ikke denne utvidelsen alle funksjoner og funksjonalitet. Dette er grunnen til at ODS-utvidelsen ikke brukes ofte. Denne utvidelsen er hovedsakelig gunstig når vi ønsker å dele Excel-filen vår med noen som jobber med andre kontorapplikasjoner.
css-lister
Bortsett fra dette, når vi mottar en ODS-fil fra noen og åpner / eksporterer den til Excel, kan vi se noen problemer med formatering og funksjoner (som tabeller, diagrammer, betinget formatering og mer). Vanligvis mister vi formatering eller funksjoner som Excel ikke støtter, men OpenOffice gjør det. Imidlertid kan ODS-utvidelsen lagre tekst og data på riktig måte.
PDF-utvidelse i Excel
Excel tillater også å lagre et regneark i en PDF-utvidelse (bærbart dokumentformat). Selv om denne utvidelsen er den minst populære i Excel, er den noen ganger den mest nyttige. PDF-utvidelsen brukes først og fremst når vi kan trenge å dele den med andre eller skrive den ut på papir. Dette er fordi PDF opprettholder filens formatering, og derfor konverteres den ikke automatisk fra ett system til et annet. Dokumenter som er lagret med PDF-formatet kan også enkelt reproduseres ved bruk av kommersielle utskriftsmetoder, siden PDF-en bevarer formateringen.
Siden PDF-utvidelsen ble introdusert med Excel 2010, er den ikke tilgjengelig for bruk i Excel 2007 og tidligere. I tillegg kan det å åpne en PDF-fil i Excel forårsake noen formateringsproblemer fordi det finnes annen programvare for å åpne dette bestemte filformatet, for eksempel Adobe Reader.
Hvordan sjekke Excel-filutvidelsen?
Vi kan prøve forskjellige metoder for å sjekke filtypene til filene som er lagret ved hjelp av Excel. De to enkleste metodene for å sjekke filtypen er diskutert nedenfor:
Metode 1:
- Først må vi åpne et sted (dvs. en mappe) hvor filen er lagret. Vi må velge filen og høyreklikke på den med musen.
- På neste skjerm må vi klikke på ' Egenskaper alternativet fra bunnen av listen. Det ser slik ut:
- Etter det vil vi se et Egenskaper-vindu. Her kan vi sjekke filtypen eller utvidelsen fra under ' Generell '-fanen. Se følgende bilde:
Metode 2
Bortsett fra den tradisjonelle metoden diskutert ovenfor, kan vi også markere ' Filnavnutvidelser ' boksen fra ' Utsikt '-fanen i filutforskeren. Dette vil vise filtypene med filnavnene i filutforskeren.
Konvertering av Excel-filutvidelse til andre formater
Vi kan konvertere utvidelsen av en eksisterende excel-fil til et annet format ved å navigere gjennom Fil > Lagre som i Excel. Vi vil se flere filformater i en rullegardinmeny ved siden av ' Lagre som type ' tekst. Formatene som er tilgjengelige på listen kan imidlertid variere basert på typen av det aktive arket (et diagramark, regneark eller en annen type ark).
La oss forstå dette dypt med bildene:
- Først må vi åpne en fil som vi vil lagre med en annen utvidelse. Vi kan åpne enhver eksisterende fil ved å gå til ' Fil ' og deretter klikke på alternativet ' Åpen ' fra listen. utmerke
- Når filen er åpnet i Excel, må vi klikke på ' Fil fanen igjen og velg Lagre som ' alternativet fra listen. Til tross for dette kan vi også bruke korttasten på tastaturet ' F12 ' for å starte 'Lagre som'-dialogboksen raskt.
- I 'Lagre som'-vinduet får vi alternativene for å velge plassering, angi filnavnet og velge filtype (utvidelse). Vi kan velge filtype fra rullegardinlisten, som vist i følgende bilde:
- Etter å ha fullført forrige trinn, må vi klikke på ' Lagre '-knappen, og en ny fil med den valgte filtypen vil bli lagret på det valgte stedet.
Merk: Når vi endrer eller lagrer en eksisterende Excel-filtype i et annet filformat, kan det hende at noen av formateringen, funksjonene eller dataene ikke alltid blir overført.
Hvilken filtype skal vi velge i Excel?
Det er viktig å velge riktig filtype for en Excel-fil; ellers kan det oppføre seg feil. Det avhenger hovedsakelig av brukerens behov og hvilken type data, funksjoner eller formatering brukeren ønsker å bruke i Excel-filen.
Følgende er noen nyttige punkter for å velge den beste filtypen for en Excel-fil:
- Hvis vi ønsker å lagre Excel-filen vår for å ta en papirkopi av den uten ytterligere redigering, anbefales det å velge PDF-versjonen. Dette er fordi noe formatering kan endres automatisk etter utskrift når de lagres i andre filtyper. Dessuten, når en PDF-fil er lagret med riktig formatering, vil den ikke automatisk endres ved utskrift. Videre er PDF-filer også vanskelige å redigere, så ingen andre kan enkelt endre dataene.
- Hvis en Excel-fil har VBA-makroer og filstørrelsen er relativt stor, anbefales det å bruke XLSB-utvidelsen. Selv om det ikke er bruk av VBA-makroer, men filstørrelsen er stor (mer enn ca. 10 MB), bør vi velge XLSB-utvidelsen. Dessuten, hvis en fil har VBA-makroer og størrelsen er mindre enn omtrent 10 MB, er det greit å bruke XLSM-utvidelsen.
- Hvis det er behov for å åpne og redigere en Excel-fil med annen populær programvare, foreslås det å velge ODF-utvidelse eller streng XLSX.
- Hvis vi vil lagre en Excel-fil for å åpne den med andre versjoner av Excel, for eksempel Excel 2003 eller tidligere, må vi velge XLS-utvidelsen. Denne utvidelsen støttes i den eldre versjonen; funksjonene til de nye versjonene vil imidlertid ikke vises i de eldre versjonene.
Dette er noen av de vanligste formatene vi kan velge mellom. Imidlertid er det mange flere alternativer som vi kan velge basert på kravene.