Et ledelsesinformasjonssystem (MIS) er en datamaskin system av maskinvare og programvare som fungerer som grunnlaget for en organisasjons virksomhet. En MIS samler inn data fra ulike nettbaserte systemer for å støtte ledelsens beslutningstaking, analyserer informasjonen og rapporterer data.

I en organisasjon brukes den til informasjonskoordinering, kontroll, analyse og visualisering. Mennesker, prosedyrer og teknologi er alle involvert i å studere ledelsesinformasjonssystemer i en organisatorisk setting. Det gir bedrifter og organisasjoner teknologi som letter kommunikasjon og informasjonsflyt, hjelper til med problemløsning og gir en organisasjon et konkurransefortrinn.

Rollen til MIS

Et ledelsesinformasjonssystem (MIS) er en databasert økonomisk datadatabase satt opp og designet for å generere regelmessige rapporter om operasjoner for alle ledelsesnivåer i et firma. I tillegg kan spesifikke rapporter vanligvis enkelt hentes fra systemet. Hovedmålet med MIS er å gi ledere tilbakemelding på deres prestasjoner, slik at den øverste ledelsen kan holde et øye med hele virksomheten. MIS sammenligner ofte 'faktiske' data med 'planlagte' utfall og resultater fra året før for å måle fremgang mot mål.

Data fra bedriftsavdelinger og funksjoner sendes til MIS. Noe informasjon samles inn automatisk gjennom datatilkoblede utsjekkingsskranker, mens annen informasjon legges inn manuelt med jevne mellomrom. Andre rapporter innhentes ved hjelp av innebygde spørrespråk, mens rutinerapporter forhåndsprogrammeres og utføres periodisk eller på forespørsel. Ledere bruker skjermfunksjoner integrert i systemet for å sjekke fremdriften på PC-er på skrivebordet som er koblet til MIS via nettverk. Ytelsen til selskapets aksjer spores og vises også av flere sofistikerte systemer.

Evolusjon av MIS

Det er nyttig å dele historien til ledelsesinformasjonssystemer i fire eller fem perioder for å forstå utviklingen.

Midten av 1960-tallet til midten av 1970-tallet:

Informasjonssystemer ble sentralisert i løpet av de første årene av datastyrt MIS og var kun fokusert på ledelses- og styringskrav. Regnskapsavdelinger hadde ansvaret for de fleste informasjonssystemer og deres rapporter.

Midten av 1970-tallet til midten av 1980-tallet:

Selv om MIS fortsatt først og fremst var fokusert på ledelse og tilsyn, begynte flere avdelinger å dra nytte av teknologien. Formen og omfanget av ytterligere informasjonssystemers styringsgrupper og brukerledede initiativer etablerte ofte prosjekter.

Midten av 1980-tallet til slutten av 1990-tallet:

streng i c

Denne perioden så veksten av sentraliserte informasjonssystemer og desentralisering av informasjon. Hver avdeling har sitt datanettverk. Informasjonshåndtering ble ofte referert til som 'gjeter katter.' En ny jobb for å håndtere anskaffelse og drift av ulike informasjonssystemer utviklet seg i mange virksomheter i løpet av denne tiden.

Sent på 1990-tallet til i dag:

Informasjonssystemer er fortsatt nært knyttet til styring og ledelse i moderne tid, men de er mye spredt og tilgjengelig for nesten alle ansatte på flere plattformer. For at et kundefirma enkelt kan få tilgang til leverandørinformasjon og deres forbrukere på sin side kan få tilgang til denne informasjonen, er mange informasjonssystemer integrert mellom ulike selskaper.

Fremover i dag:

Den raske veksten i internettbåndbredde har resultert i en betydelig avhengighet av cloud computing. Noen hevder at dette varsler en ny æra i fremveksten av arbeideren, og at dette er æraen for ledelsesinformasjonssystemer. I dag kan nesten alle ansatte foreta utdannede vurderinger på grunn av verktøyene som er lett tilgjengelige på flere plattformer. Skillet mellom de som skaper og de som bruker MIS-informasjon blir stadig mer tåkete.

Pilarer i MIS

Ledelse, informasjon og system utgjør MIS sine tre pilarer. Disse er beskrevet videre nedenfor.

Ledelse:Kunsten å nå mål via og i samarbeid med medlemmer av formelt etablerte grupper. Følgende er lederansvar:
• Planlegger
• Organisering
• Bemanning
• Regi
• Kontrollere
Informasjon:Data med en kontekst og en mening, der data er ubehandlet informasjon om en enhet (enhet er gjenstand for interesse)System:En gruppe sammenkoblede elementer med en distinkt grense som samarbeider for å oppnå et enkelt mål.

Komponenter av MIS

Fem komponenter består av et ledelsesinformasjonssystem: mennesker, forretningsprosesser, data, maskinvare og programvare. For å nå bedriftens mål må hver av disse komponentene samarbeide.

Mennesker:Dette er systembrukerne som bruker det til å holde styr på daglige forretningstransaksjoner. Brukerne har typisk utdannede fagfolk, som personalsjefer og regnskapsførere.Forretningsprosedyrer:Dette er generelt aksepterte beste praksiser som instruerer brukere og alle andre komponenter om hvordan de skal fungere effektivt. Brukere, konsulenter og andre mennesker lager forretningsprosedyrer.Data:De daglige forretningstransaksjonene som ble dokumentert. Data samles inn for banker via transaksjoner som innskudd og uttak.Maskinvare:datamaskiner, skrivere , nettverksutstyr og andre elementer utgjør maskinvare. Maskinvaren gir muligheten til å behandle data. I tillegg tilbys nettverks- og utskriftsmuligheter.Programvare:Dette er applikasjoner som bruker maskinvare for å fungere. Systemprogramvare og applikasjonsprogramvare er de to hovedavdelingene av programvaren. Operativsystemet omtales som systemprogramvare. Applikasjonsprogramvare beskriver spesialisert programvare som brukes til å utføre forretningsdrift.

Mål for MIS

Hovedmålene til en MIS er å hjelpe ledere i beslutninger som fremmer virksomhetens strategi og å implementere organisasjonsstrukturen og dynamikken til firmaet for å administrere organisasjonen mer effektivt og få et konkurransefortrinn.

Noen MIS-mål er som følger:

Datafangst:Data samles inn av MIS fra ulike organisatoriske interne og eksterne kilder. Data kan fanges opp manuelt eller via dataterminaler.Behandling av data:De registrerte dataene behandles for å skape nødvendig informasjon. Databehandling inkluderer oppgaver inkludert beregning, sortering, kategorisering og oppsummering.Lagring av informasjon:De behandlede eller ubehandlede dataene oppbevares i MIS for videre bruk. All informasjon som ikke umiddelbart er nødvendig, blir bevart som en registrering som organisasjonen kan bruke senere.Henting av informasjon:Ved behov henter styringsinformasjonssystemet data fra sine databaser for ulike brukere.Formidling av informasjon:Organisasjonens brukere mottar informasjon, et ferdig produkt av styringsinformasjonssystemet. Det skjer regelmessig eller online via en dataterminal.

Kjennetegn ved MIS

Systemtilnærming:MIS følger systemtilnærmingen, som betegner en trinn-for-trinn-prosedyre for å undersøke et systems drift i sammenheng med målet det ble opprettet for. Det innebærer å ha et helhetlig perspektiv på hvordan organisatoriske delsystemer fungerer.Ledelsesorientert:Den ledelsesorienterte karakteren til MIS tilsier at en top-down MIS-designmetodikk må brukes. I henhold til en ovenfra-og-ned-tilnærming bestemmes ledelsesbehov og forretningsmål ved starten av systemutviklingen. MIS foreslår ledelse som jobber dynamisk med systemutvikling for å oppnå fullstendige beslutninger.I henhold til kravene:MIS bør utformes og utvikles basert på dataene som ledere trenger. Strategisk planlegging, ledelseskontroll og operasjonell kontroll er tre separate nivåer der nødvendig design- og utviklingsinformasjon finnes. Følgelig bør MIS adressere de unike kravene til ledere på ulike nivåer i en organisasjons hierarki.Fremtidsfokusert:MIS bør utformes og utvikles med fremtiden i tankene slik at den ikke er begrenset til kun å gi historiske data.Integrert:En fullstendig MIS kombinerer alle underkomponentene for å levere de relevante dataene for å ta en klok beslutning. Et vesentlig element i MIS er et integrert system som kombinerer data fra flere driftsdomener.Vanlige dataflyter:Denne ideen underbygger flere grunnleggende perspektiver på systemanalyse, inkludert å redusere duplisering, slå sammen relaterte oppgaver og effektivisere prosesser. Økningen av felles dataflyt er en fornuftig og kostnadseffektiv idé.Langsiktig planlegging:Siden MIS innebærer logisk planlegging for en organisasjons suksess, bør den alltid utvikles som en langsiktig plan. Analytikeren bør vurdere kravene fra virksomheten og fremtidsfokuserte analyser når han oppretter MIS.Relevant forhold mellom delsystemplanlegging:Utviklingen av MIS bør brytes ned i tilhørende delsystemer. Disse støttesystemene må være nyttige med nøye planlegging.Sentral database:Data presenteres i tabellform i den sentrale databasen. Denne databasen inneholder data relatert til varelager, ansatte, kunder og andre informasjonskilder. Databasen er ansvarlig for innsetting, sletting og oppdatering av poster.

Typer styringsinformasjonssystem (MIS)

Informasjonssystemer kommer i ulike former for å samle data, gi rapporter og hjelpe operative og mellomnivåledere med å ta beslutninger. Avhengig av situasjonen benyttes flere styringsinformasjonssystemer. Derfor er det avgjørende å velge riktig MIS-type. Her er noen av de ofte brukte MIS-typene forklart:

1. Ledelsesrapporteringssystem

Det er en database som sporer all økonomi og forretningsaktiviteter på ulike ledelsesnivåer. Mellomnivåledere bruker vanligvis et ledelsesrapporteringssystem for å produsere hyppige rapporter ved å sammenligne tidligere og nåværende økonomiske resultater for å vurdere økonomisk vekst. Lederne på mellomnivå kan også bruke den til å analysere ytelsen deres. Lederne på øverste nivå sammenligner selskapets nåværende økonomiske situasjon og operasjonelle effektivitet med selskapets etablerte mål ved hjelp av data levert av rapporteringssystemet.

2. Prosesskontrollsystemer

Dette systemet fokuserer på fysiske eller industrielle forretningsaktiviteter, for eksempel bilmontering, oljeraffinering eller metallproduksjon. Prosesskontrollsystemet samler kontinuerlig inn data og produserer en rapport om systemets ytelse. Rapporten hjelper ledelsen med å vurdere hvor godt prosessen fungerer og gir informasjon om når en spesifikk hendelse inntraff. I tillegg avslører den hvor ofte produksjonssystemet avviker fra en syklisk produksjonsprosess. Denne typen data er nyttig for å vurdere produksjonssystemets effektivitet og opprettholde kontroll over arbeidernes og utstyrssikkerheten.

3. Salg og markedsføringssystem

Ledere kan overvåke en bedrifts salgs- og reklameeffektivitet gjennom salgs- og markedsføringssystemer. Gjennom kundeanmeldelser og kommentarer kan markedsføringssystemer generere rapporter som hjelper ledere med å heve kvaliteten på produktene deres. Markedssjefer som bruker salgssystemer kan bruke rapporter for å lære mer om forventet salg og vurdere hvordan de er sammenlignet med nåværende inntjening. De kan bruke dette til å gjenkjenne mønstre og utvikle løsninger for fremtidig utvikling. Disse systemene kan holde styr på prisavvik mellom produkter og gjeldende kampanjer og reklamekampanjer som spesifikke forhandlere bruker. Ledere kan bruke denne informasjonen til å spore et produkts salg og målrette ytterligere kampanjer eller rabatter.

4. Lagerkontrollsystem

Den holder styr på alle inventarrelaterte hendelser, for eksempel tyveri, ødeleggelse og inventar for hånden, slik at ledelsen kan se hvilke produkter som blir raskere utsolgt og krever påfylling, enten på spesifikke detaljhandelssteder eller forretningslageret. Bevegelsen av varelager inn i lageret, fra lageret til butikkene, salg og returer spores av lagerkontrollsystemet.

5. Regnskaps- og økonomisystemer

Den holder styr på en organisasjons eiendeler og investeringer. Den samler all informasjon som er relevant for de økonomiske rapportene som kreves av loven for føderale, statlige og lokale skatter, lønns- og pensjonsfond. Dersom institusjonen publiserer årlige rapporter, leverer regnskaps- og økonomisystemet de rapportene som kreves for slike revisjoner. Det gjør det også enklere å bokføre daglige transaksjoner, for eksempel salgsinntekter, returer og bankinnskudd. Denne metoden er grunnlaget for månedlige uttalelser som resultat og balanse. I tillegg hjelper disse uttalelsene ledere med å sammenligne selskapets nåværende økonomiske suksess med dets historiske resultater og sette mål for fremtidig ekspansjon.

6. Menneskelige ressurser

Ved bruk av dette informasjonsstyringssystemet kan ledelsen regulere hvordan informasjon distribueres i hele selskapet. Kontorautomatiseringsinformasjonssystemet inkluderer elektroniske verktøy som ledere bruker for å kommunisere med andre avdelingsledere, deres ansatte eller til og med med andre ansatte. Lønn, ytelser og pensjonering er alle økonomiske komponenter i regnskaps- og økonomisystemene som spores av dette systemet. Personalsystemet sporer også mange flere ting. Å gi meldinger om lovpålagte overholdelse påkrevde opplæringsøkter, og HR-forskrifter letter kommunikasjonen mellom ansatte, HR og ledelse.

7. Beslutningsstøttesystem

Beslutningsstøttesystemer samler inn informasjon fra både interne og eksterne kilder for å hjelpe ledere med å ta forretningsvalg. Data fra andre avdelinger, som finansdata, lagerdata eller gjeldende salgsmarginer for et kvartal, er eksempler på data fra interne kilder. Eksterne datakilder inkluderer bransjeutvikling, renter og kostnader med konkurrerende virksomheter eller leverandører. Når en leder vurderer å bygge vekst, årlige arbeidskvoter eller opprette nye retningslinjer, kan en leder bruke et beslutningsstøttesystem.

8. Ledende informasjonssystem

Lederinformasjonssystemet er laget for å hjelpe ledere med å føre tilsyn med ledere. Ved å gi informasjon i tabeller og diagrammer, gjør dette systemet det enkelt for ledere å analysere data og foreta informerte vurderinger.

9. Markedsføringsinformasjonssystemer

Markedsinformasjonssystemet refererer til systematisk innsamling, analyse, tolkning, lagring og presentasjon av markedsinformasjon til markedsførere regelmessig og kontinuerlig fra interne og eksterne kilder. Det gir markedsførere viktige detaljer for å bestemme hvordan de best kan utføre markedsføringsoperasjoner, for eksempel priser, emballasje, utvikling av nye produkter, distribusjon, media og markedsføring.

10. Transaksjonssystem

Transaksjonsprosesssystemer fanger opp data under en organisasjons daglige transaksjonsaktivitet. De kan også holde øye med andre vanlige operasjoner som varekøer eller reservasjoner for ulike varer. Lønn og andre bedriftsoperasjoner som involverer innskudd kan automatiseres med transaksjonssystemer.

11. Skolens informasjonsstyringssystem

Et skoleinformasjonssystem (SIMS) gjør det mulig for en skole å operere effektivt. Mange skoler bruker denne teknologien til å håndtere alle operasjonene bak kulissene på en skole, i tillegg til å forme hjernen til unge mennesker. Skoleinformasjonssystemet har redusert arbeidsmengden med å vedlikeholde og administrere studentoppmøteregistreringer.

12. Bedriftsressursplanlegging

Et firma bruker programvare eller system for å planlegge og administrere daglige aktiviteter som forsyningskjede, produksjon, tjenester, økonomi og andre prosesser. Regnskap og innkjøp, prosjektledelse, administrasjon av kunderelasjoner, risikostyring, overholdelse og forsyningskjedeoperasjoner er bare noen få oppgaver som programvare for bedriftsressursplanlegging kan utføre for å automatisere og effektivisere et selskap eller en organisasjon.

Fordeler med MIS

Forenkler planleggingen:Ettersom størrelsen og kompleksiteten til organisasjoner vokser, jobber ledere nå eksternt i stedet for fra driftsstedet, takket være den nyttige informasjonen som MIS gir for effektiv beslutningstaking.Minimerer informasjonsoverbelastning:MIS hjelper til med å segmentere data i mer håndterbare, relevante komponenter for beslutningstaking. Som et resultat er enorme mengder organisert data mindre forvirrende.MIS oppmuntrer til desentralisering:Desentralisering av makt er muliggjort via MIS. Dette hjelper til med å oppdatere organisasjonens retningslinjer og praksis. Siden det er minoritetssystemer på lavere nivåer av ytelsesmåling, er dette plausibelt.Gir koordinering:Alle organisatoriske beslutningsnoder er koblet sammen gjennom MIS. Dette garanterer en organisasjons effektive drift. Det hjelper med å absorbere spesialisert aktivitet, slik at hvert område kan forstå andres behov og vanskeligheter.Gjør kontrollen enklere:MIS er et avgjørende instrument som forbinder ledelsesplanlegging og kontroll. MIS bruker datamaskiner til å utvide databehandling og lagringskapasitet samtidig som kostnadene reduseres. Det forbedrer ledelsens kapasitet til å vurdere og øke ytelsen.

Ulemper med MIS

Ganske dyrt å sette opp og konfigurere:Den største ulempen med MIS er at det er ekstremt dyrt å distribuere for en bedrift. Tallrike maskinvare- og programvarekomponenter er nødvendig for at dette informasjonssystemet skal fungere.Mangel på fleksibilitet til å oppdatere seg selv:MIS kan ikke automatisk oppdatere seg selv som mange andre applikasjoner. Systemet må oppdateres manuelt ved å samle inn rådata og legge det inn i det for behandling og oppdatering av tidligere lagrede data.Risiko for svindel:På hvert transaksjonsstadium må det foretas hensiktsmessige kontroller og kontroller. Ethvert brudd kan føre til potensielt farlige situasjoner, for eksempel at en inntrenger legger ut ulovlige transaksjoner.Tar kun hensyn til kvalitative faktorer:MIS ignorerer ikke-kvalitative aspekter, inkludert ansattes moral, holdning og motivasjon, til fordel for kun å vurdere kvalitative faktorer.Stor avhengighet av teknologi:I datastyrte informasjonssystemer er teknologien sterkt avhengig. Informasjon kan ikke være tilgjengelig under enhets- eller programvarefeil før nødvendig programvare eller maskinvare er erstattet.