MS Excel, også kjent som Microsoft Excel, er en mye brukt programvare i de fleste selskaper eller virksomheter over hele verden. Den gir ulike verktøy, funksjoner og funksjoner for å gjøre denne programvaren lønnsom for globale selskaper innen ulike felt. Derfor, for å lære og organisere data på riktig måte ved hjelp av Excel, må vi kjenne definisjonen og grunnleggende om denne kraftige programvaren.

Denne artikkelen diskuterer definisjonen av MS Excel og dens grunnleggende for å hjelpe oss å bli kjent med denne kraftige programvaren.

Definisjon av MS Excel

Per definisjon, 'Microsoft Excel er et regnearkprogram laget av Microsoft som bruker tabeller til å registrere og analysere numeriske og statistiske data med formler og funksjoner'.

Med enkle ord er MS Excel et kraftig regnearkprogram som følger med Microsoft Office og brukes hovedsakelig til å registrere data i tabeller. Den består av flere rader og kolonner, som kan brukes til å legge inn data. Programmet anses som nyttig for ulike oppgaver, som å beregne ukentlige utgifter, lage lønnsslipper, regnskap og interaktiv sortering/filtrering av data etter ulike kriterier.

MS Excel historikk og utgivelser

MS Excel er et av de eldste regnearkprogrammene og har gjennomgått flere oppgraderinger og rettelser. Dette kraftige regnearkprogrammet ble opprinnelig utgitt i 1985 for Macintosh-baserte systemer. Senere ble den utgitt for andre populære plattformer, inkludert Windows.

java forbedret loop

Følgende tabell viser listen over alle versjonene av Excel som er utgitt så langt for Macintosh:

Følgende tabell viser listen over alle versjonene av Excel som er utgitt så langt for Windows:

Det er viktig å merke seg at excel versjon 4.0 ble inkludert som en del av Microsoft Office Suite i Office versjon 3.0. Siden den gang ble Excel kontinuerlig oppgradert med Office-pakken.

Funksjoner i MS Excel

I startdagene spilte Excel en avgjørende rolle i å utføre ulike økonomiske operasjoner for virksomhetene, inkludert bokføring og journalføring. Imidlertid har den mottatt flere oppdateringer over tid, noe som vanligvis hjalp til med å gjøre excel til en må-ha-programvare for forretningsprosesser. Den nyeste versjonen av Excel kommer med et bredt spekter av funksjoner.

Noen av de grunnleggende funksjonene i Microsoft Excel inkluderer følgende:

Topptekst og bunntekst: I likhet med Word-dokumenter kan vi også bruke en topp-/bunntekst i våre excel-dokumenter. Den er plassert på toppen og bunnen av hver side i et regnearkdokument.

Finn og erstatt: MS Excel lar oss finne de ønskede dataene, for eksempel tekst eller tall, ved å bruke Finn-funksjonen i regnearket. Dessuten kan vi også erstatte eksisterende data med tilpassede oppdaterte data.

Passordbeskyttelse: Ved å bruke passordet kan vi beskytte excel-arbeidsboken vår mot uautorisert tilgang. Denne funksjonen hjelper oss til slutt å holde dataene våre sikret.

Datafiltrering: Datafiltrering er en raskere måte å finne og fortsette arbeidet med et delsett av data i et valgt område. Datafiltreringsfunksjonen er hendig og kommer med alternativer for AutoFilter og Advanced Filter.

Datasortering: Ved å bruke datasorteringsfunksjonen kan vi ordne dataene til excel-regneark i noen logiske rekkefølger. Excel lar oss vanligvis sortere data på forskjellige måter, inkludert stigende eller synkende rekkefølge.

Innebygde formler: MS Excel inneholder et bredt spekter av formler som vi kan bruke for å utføre enkle til komplekse beregninger. Noen grunnleggende formler inkluderer summen, trekke fra, multiplisere, dele, gjennomsnitt, minimum osv.

Dataoppdatering i sanntid: I excel bruker vi ulike funksjoner for å beregne verdier og få de ønskede resultatene. Hvis vi erstatter noen eksisterende verdier med de nye, oppdaterer Excel automatisk resultatene i de tilsvarende cellene.

Innsetting av diagrammer: En av de fremtredende egenskapene til Excel er tilgjengeligheten av forskjellige diagrammer, for eksempel sektordiagrammer, søylediagrammer, linjediagrammer og mer. Disse diagrammene kan noen ganger utgjøre en stor forskjell i analyse og sammenligning av data.

I tillegg til standard regnearkfunksjoner, gir Excel også programmeringsstøtte gjennom Microsofts Visual Basic for Applications (VBA), muligheten til å få tilgang til data fra eksterne kilder via Microsofts Dynamic Data Exchange (DDE).

gratis ipconfig

Bruk av MS Excel

MS Excel er mye brukt til å organisere data og utføre enkle til komplekse beregninger for å få utdata for økonomisk analyse. Det er foretrukket i nesten alle bransjer og i bedrifter fra små til store skalaer.

Til tross for dette, brukes den også til å administrere utgifter og andre databaserte ting for hjemmekrav. Det er ikke feil å si at bruken av MS Excel er nesten uendelig. Ulike mennesker bruker denne kraftige programvaren i henhold til deres behov.

Noen av de viktigste bruksområdene for MS Excel er listet opp nedenfor:

• Datainntasting
• Dataledelse
• Finansiell analyse
• Finansiell modellering
• Regnskap
• Tidsfordriv
• Oppgavestyring
• Programmering (VBA)
• Customer Relationship Management (CRM)
• Kartlegging, grafer og rapportering

Spesielt er Excel et krav for alle data som må organiseres.

Excel-grensesnittet

Grensesnittet til excel er enkelt og kan lett forstås. Dette er viktig for å forstå det primære grensesnittet for å begynne å jobbe med det.

konvertere boolesk til streng

Følgende bilde viser alle hoveddelene av Excel, inkludert formellinjen, raden, kolonnen, cellen, regnearkfanen, etc.

La oss kort diskutere alle begrepene som vises i bildet ovenfor:

Celle:Skjæringspunktet for en rad og kolonne kalles en celle. Excel inneholder flere celler i et regneark. Hver celle identifiseres av en unik adresse dannet ved å kombinere to tegn, for eksempel bokstaven i en kolonne og nummeret på en rad.Rad:En rad er et horisontalt rom i en tabell som brukes til å registrere data. Excel inneholder flere rader i et regneark. Hver rad har et unikt nummer, fra 1.Kolonne:En kolonne er et vertikalt rom i en tabell som brukes til å registrere data. Excel inneholder flere kolonner i et regneark. Hver kolonne har en unik adresse representert med en bokstav, fra bokstav A.Arbeidsark:Et excel-regneark refererer til området med rader og kolonner, som til sammen danner en tabell. Vi kan legge til ønskede diagrammer, former og andre støttede objekter til regnearket. Det er også referert til som et regneark eller ark.Arbeidsbok:En excel-arbeidsbok refererer til hovedfilen som inkluderer regneark(er) og relaterte objekter.

Grunnleggende om MS Excel

Vi må kunne det grunnleggende om MS Excel for å begynne å jobbe med det. Følgende er noen grunnleggende ting å lære:

Åpne en MS Excel

Å åpne MS Excel er det første vi må vite for å jobbe med det. Det kan være forskjellige måter å åpne en MS Excel på, for eksempel:

• Vi kan åpne den ved å dobbeltklikke på ikonet direkte fra skrivebordet hvis den er installert med standardinnstillingene.
  
• Vi kan åpne den ved å dobbeltklikke på navnet fra Start-menyen, gitt i MS Office-mappen.
  
• Vi kan bruke 'Windows Search'-funksjonen og skrive inn teksten 'Excel'. Den vil vise alle filene og programmene med dette navnet på datamaskinen. Dermed kan vi dobbeltklikke på navnet under programmene for å åpne det.
  

Det er viktig å merke seg at MS Excel må være installert på maskinen, og da er det bare vi som kan åpne den. Hvis vi ikke finner programmet ved å bruke trinnene ovenfor, betyr det at systemet ikke har noen Office-pakke.

Åpne et regneark

Etter at vi har åpnet MS Excel, vil den be oss om å gå videre. Mer spesifikt viser den flere fliser som vi kan velge den ønskede fra og begynne å jobbe med den. Hvis vi vil begynne å jobbe fra bunnen av, kan vi velge flisen 'Blank Workbook' og starte et svart regneark.

Dessuten, hvis vi har en eksisterende excel-fil og ønsker å jobbe med den, kan vi klikke videre 'Åpne andre arbeidsbøker' fra nedre venstre hjørne. Etter det kan vi finne filen ved å bruke filutforskeren og dobbeltklikke på den. Den eksisterende filen åpnes umiddelbart.

Arbeid med båndet

Båndet omtales som det sentrale kontrollpanelet for Excel. Dette kraftige verktøyet er plassert øverst i vinduet etter at vi har åpnet Excel.

Vi kan gjøre nesten alt i excel fra båndet.

mvc med java

Et bånd inneholder flere faner, for eksempel Hjem, Sett inn, Sidelayout og mer, og hver fane består av antall knapper for å behandle forskjellige kommandoer i excel. Det beste med disse knappene er at hvis vi plasserer en musepeker på en knapp, forteller den oss hvilken oppgave den skal gjøre.

Bortsett fra dette lar excel oss tilpasse båndet etter vårt valg. Vi kan skjule/vise og sette inn nye kommandoer tilsvarende.

Administrere arbeidsarkene

En annen utmerket funksjon i Excel er at Excel-arbeidsbøkene kan ha flere regneark. Vi kan administrere forskjellige regneark i arbeidsboken direkte fra bunnen av vinduet. I en standard 'tom arbeidsbok' kan vi se et enkelt ark med navnet 'Ark1'.

For å sette inn flere regneark kan vi bruke en pluss (+) tegn, som er gitt ved siden av arknavnet. Dessuten kan vi Høyreklikk på navnet for å vise antall andre alternativer knyttet til ark. Vi kan klikke på disse alternativene for å administrere regnearkene deretter.

Legge inn data

Å legge inn data i Excel er et av de grunnleggende trinnene. Selv om det er det første trinnet vi må utføre i Excel for å begynne å jobbe med data, er det ganske enkelt og nesten uanstrengt.

For å legge inn dataene kan vi velge den spesifikke cellen og begynne å trykke på knappen fra tastaturet tilsvarende. Til tross for dette kan vi også kopier, klipp og lim inn data i Excel fra andre programmer. I tillegg til dette kan vi også import dataene fra andre filer.

Excel lar oss bruke tekst, tall, symboler og andre tegn som kreves for dataregistrering.

Utføre beregninger

Det er en annen flott funksjon i Excel at vi kan utføre forskjellige beregninger på dataene våre. Det er så enkelt å utføre grunnleggende beregninger i Excel.

Vi kan bruke matematiske tegn mellom dataene, og resultatene vil bli gitt automatisk. For eksempel, hvis vi legger inn = 4+5 i en av cellene og trykk på Enter-knappen, vil cellen vise verdien 9 , hvilken er den summen av 4 og 5. Dessuten, hvis vi velger en bestemt celle, vises den opprinnelige formelen (hva enn vi har gitt i den cellen) på formellinjen.

På en annen måte kan vi også bruke cellereferansene og sette inn de matematiske operasjonene mellom dem. Dette vil også utlede det tilsvarende resultatet. Anta for eksempel at vi skriver inn 4 i celle A1 og 5 i celle B1. Neste, vi går inn = A1+B1 i celle C1. Ved å gjøre dette, celle C1 viser summen av verdier gitt i cellene A1 og B1.

På samme måte kan vi utføre andre aritmetiske beregninger i Excel.

Bruke funksjoner

Å få resultater ved å bruke excel-funksjonene er en av de essensielle oppgavene, og det kan redusere tiden i arbeidsprosessen til en viss grad.

Spesielt tar de fleste funksjoner/formler sett med tall som input og gir de tilsvarende resultatene. La oss diskutere dette med et enkelt eksempel:

Anta at vi skriver inn 4 i celle A1 og 5 i celle B1. Deretter skriver vi inn = SUM(A1;B2) i celle C1. Ved å gjøre dette, celle C1 viser summen av verdier gitt i cellene A1 og B1.

java-liste til array

Excel har et bredt spekter av verdifulle funksjoner. For å se forskjellige funksjoner kan vi navigere til 'Formler'-fanen og velge den spesifikke kategorien derfra. Excel viser alle støttede funksjoner i den aktuelle kategorien.

Når vi først blir kjent med funksjoner, kan vi skriv inn likhetstegn (=) inne i cellen og skriv starte en hvilken som helst funksjon inn i den. Deretter viser Excel automatisk de tilsvarende funksjonene og deres syntaks. Vi kan velge funksjonen og fortsette videre i henhold til syntaksen.

Redder arbeidet vårt

Når vi har gjort arbeidet vårt, må vi lagre det i en fil. Hvis vi lukker Excel uten å lagre den, mister vi arbeidet vårt. Den enkleste måten å lagre en excel-fil på en datamaskin er å trykke på en hurtigtast 'Ctrl + S'. Når vi trykker på denne snarveien, vil excel be oss velge et filnavn og plasseringen for å lagre den.

Vi kan også klikke på 'Lagre' knappen plassert på 'Hurtigtilgangsverktøylinje'. Denne knappen hjelper oss også med å lagre de midlertidige dataene i en eksisterende fil.

Viktige punkter å huske

Det er mange viktige ting vi må vite før vi begynner å jobbe med excel. Noen av de viktigste tingene å huske er listet opp nedenfor:

• Excel lar oss bruke et bredt spekter av hurtigtaster for å gjøre arbeidsprosessen vår raskere. Vi må bruke excel-snarveistaster og øke produktiviteten i arbeidsprosessen vår.
• Når vi ønsker å dele en excel-fil med noen, og det ikke er behov for ytterligere redigering, må vi lagre en fil i pdf-format. Dette formatet er ikke lett å redigere, noe som gjør dataene sikre mot uautoriserte inndata. Videre er pdf-formatet også mest kjent for utskriftsformål.
• Excel lar oss bruke forskjellige filutvidelser. Hver utvidelse har imidlertid sine bruksområder. Spesielt er XLSX-utvidelsen standardformatet for Excel-filer når det ikke er noen VBA-makroer inne i den.
• Hvis excel-filen har store mengder data (vanligvis mer enn 10 MB), må vi bruke XLSB-utvidelsen. Den er raskere og kompatibel med alle funksjoner, formatering og til og med VBA-makroer. Det kan imidlertid hende at dette formatet ikke støttes i andre regnearkprogrammer.
• Siden excel støtter VBA-programmering, må vi ikke åpne en excel-fil mottatt fra uklarerte kilder fordi den kan inneholde noen sårbare koder.
• Når du lagrer en excel-fil ved å bruke 'Lagre som'-kommandoen, må vi være forsiktige; ellers kan vi ende opp med å erstatte filen med den originale. På den måten kan vi noen ganger miste viktige data.